GESTIONI ASSEMBLEE 

dobbiamo prevedere come per i preventivi dell'amministratore la possibilità di gestire nell'ordine del giorno delle voci che prevedano delle spese che se approvate generano delle nuove ripartizioni ed addebiti, vanno considerate le spedizioni delle convocazioni in due date dove nel foglio venga evidenziata la seconda data, e si generi un elenco delle comunicazioni inviate e delle risposte avute nel caso di spedizione per la certificazione della regolarità dell'assemblea, con invio a mano, email,PEC, WA, Telegam,  Raccomandata con Ricevuta di ritorno, consegna tramite portiere  e quante altre forme, magari spedendo a dei servizi di spedizione on line o postali, naturalmente il tutto da collegare con le info a i condomini ed un registro di protocollo delle comunicazioni avvenute e altre info o funzioni che ci possano essere utili allo scopo, mi raccomando sempre l'aggancio alle procedure già sviluppate 


Ecco una specifica tecnica completa per la GESTIONE ASSEMBLEE CONDOMINIALI, pronta da consegnare al team di sviluppo, con attenzione all’integrazione con preventivi, ripartizioni, comunicazioni, registro di protocollo e tutte le procedure già sviluppate.

Modulo Gestione Assemblee Condominiali

Obiettivi
Gestire assemblee ordinarie e straordinarie, con ordine del giorno strutturato e voci di spesa collegate a ripartizioni/addebiti automatici se approvate.
Automatizzare la gestione delle convocazioni (doppia data), la tracciabilità delle comunicazioni e delle risposte, la certificazione della regolarità dell’assemblea.
Integrare tutte le comunicazioni con il registro di protocollo e le anagrafiche dei condomini.
Collegare le delibere e le spese approvate alle procedure di ripartizione, rate, preventivi e contabilità già sviluppate.

Funzionalità richieste
1. Gestione Assemblea
Creazione/modifica assemblea (ordinaria/straordinaria), stabile, data prima e seconda convocazione, luogo, note.
Inserimento ordine del giorno: voci libere e voci collegate a spese/preventivi.
Possibilità di allegare documenti (PDF, preventivi, relazioni, ecc.).
Stato assemblea: bozza, convocata, svolta, chiusa, archiviata.

2. Gestione Convocazioni
Generazione automatica della convocazione con evidenza di prima e seconda data.
Invio massivo delle convocazioni tramite:
Email
PEC
WhatsApp/Telegram (integrazione API)
Raccomandata con ricevuta di ritorno
Consegna a mano (con firma digitale o cartacea)
Portiere
Servizi di spedizione online/postali (integrazione futura)
Tracciamento di ogni invio (data, canale, esito, eventuale risposta/accettazione)
Registro delle comunicazioni inviate e ricevute (protocollo)

3. Gestione Risposte e Presenze
Raccolta conferme di lettura/accettazione convocazione (con marker temporale)
Gestione deleghe (upload delega, assegnazione delegato)
Gestione presenze in assemblea (firma digitale, QR code, presenza fisica)
Generazione foglio presenze e riepilogo risposte per certificazione regolarità assemblea

4. Gestione Delibere e Spese
Per ogni voce dell’ordine del giorno, possibilità di:
Registrare esito votazione (approvata, respinta, rinviata)
Se la voce prevede una spesa e viene approvata, generare automaticamente:
Nuova ripartizione spesa (collegata a tabella millesimale)
Nuovi addebiti/rate per i condomini
Aggiornamento preventivo/consuntivo e contabilità
Collegamento automatico con moduli preventivi, rate, bilanci, contabilità

5. Registro di Protocollo e Comunicazioni
Tutte le comunicazioni (convocazioni, risposte, deleghe, verbali, ecc.) devono essere registrate nel registro di protocollo
Possibilità di esportare registro per certificazione e controllo

6. Verbale Assemblea
Maschera per redazione verbale (testo libero + allegati)
Firma digitale del verbale (integrazione futura)
Invio automatico verbale ai condomini con tracciamento lettura/consegna

7. Integrazione e Automazione
Collegamento con anagrafiche, unità, soggetti, preventivi, rate, bilanci, registro protocollo
Notifiche automatiche per ogni evento importante (convocazione, risposta, delibera, ecc.)
Dashboard riepilogativa assemblee (prossime, svolte, archiviate, stato comunicazioni)
Struttura tecnica da implementare
Database
Tabella assemblee (id, stabile_id, tipo, data_prima_convocazione, data_seconda_convocazione, luogo, stato, note, ecc.)
Tabella ordine_giorno (id, assemblea_id, descrizione, tipo_voce, collegamento_spesa, stato, esito_votazione, ecc.)
Tabella convocazioni (id, assemblea_id, soggetto_id, canale, data_invio, esito, data_lettura, delega, presenza, ecc.)
Tabella delibere (id, ordine_giorno_id, esito, testo, allegati, data, ecc.)
Tabella registro_protocollo (id, tipo, riferimento, soggetto_id, data, canale, esito, allegato, ecc.)
Tabella verbali (id, assemblea_id, testo, allegati, data, firma_digitale, ecc.)

Backend
Model Eloquent per tutte le tabelle sopra
CRUD completo per assemblee, ordine del giorno, convocazioni, delibere, verbali, protocollo
Servizi per invio massivo comunicazioni (integrazione email, PEC, WhatsApp, Telegram, Raccomandata, ecc.)
Logica per generazione automatica ripartizioni/addebiti da delibere approvate
Logica per tracciamento risposte, presenze, deleghe

Frontend
Maschera gestione assemblea (dati generali, ordine del giorno, allegati)
Maschera convocazioni (invio, tracciamento, conferme, deleghe)
Maschera presenze e votazioni (firma, QR code, deleghe)
Maschera delibere (esito, generazione ripartizioni/addebiti)
Maschera verbale (redazione, firma, invio)
Registro protocollo (ricerca, esportazione)
Dashboard assemblee

Extra
Permessi granulari (solo amministratore può gestire assemblee, condomini possono solo visualizzare e rispondere)
Audit log dettagliato
Esportazione dati e report in PDF/Excel
Integrazione futura con servizi di spedizione online/postali
Workflow suggerito
Crea assemblea (dati generali, ordine del giorno, allegati)
Invia convocazioni (scelta canali, tracciamento invii e risposte)
Gestisci presenze e deleghe (raccolta firme, marker temporali, QR code)
Svolgi assemblea e registra votazioni (per ogni voce, esito e delibera)
Se voce di spesa approvata, genera ripartizione/addebiti
Redigi e invia verbale (firma digitale, invio, tracciamento lettura)
Aggiorna registro protocollo e dashboard

Note operative
Tutte le comunicazioni devono essere tracciate e storicizzate
Le delibere che prevedono spese devono generare automaticamente le ripartizioni e gli addebiti collegati
Le convocazioni devono evidenziare chiaramente prima e seconda data
Il registro protocollo deve essere sempre aggiornato e consultabile
Prevedere esportazione e stampa di tutti i documenti chiave